DGJEL ENLACE DE RESGUARDO Y CONSERVACIÓN (C) (REPROGRAFÍA)

Apoyar en las actividades de reprografía de los instrumentos, libros, protocolos y demás documentación notarial que se encuentre bajo la guarda y custodia del Archivo General de Notarías.

Realizar la reproducción de los documentos notariales requeridos para la atención de los trámites y servicios solicitados por particulares, Notarios Públicos y autoridades competentes.

Verificar que los documentos sometidos al proceso de reproducción correspondan con los instrumentos notariales que obran en los acervos del Archivo General de Notarías.

Apoyar en la preparación, reproducción y organización de las copias de instrumentos notariales necesarias para la expedición de copias certificadas y testimonios.

Realizar los procesos de reproducción documental procurando preservar la integridad física de los libros, protocolos e instrumentos notariales originales.

Aplicar las medidas necesarias para evitar daños, alteraciones o deterioro de los documentos notariales durante los procesos de reproducción.

Llevar el control de los libros, protocolos e instrumentos notariales que sean recibidos en el área para su reproducción.

Registrar la entrada, permanencia y devolución de los documentos notariales proporcionados al área para los trabajos de reprografía.

Verificar que los libros, protocolos y demás documentación notarial sean devueltos íntegramente al área correspondiente una vez concluidos los trabajos de reproducción.

Apoyar en la reproducción de instrumentos notariales solicitados por autoridades judiciales, administrativas, ministeriales, Notarios Públicos y particulares que acrediten su interés jurídico.

Coadyuvar con el área de certificaciones en la preparación de las reproducciones documentales necesarias para la expedición de copias certificadas de los instrumentos notariales que obren en custodia del Archivo General de Notarías.

Revisar la calidad y legibilidad de las reproducciones realizadas, procurando que correspondan íntegramente con la documentación original.

Informar a la persona superior jerárquica cuando los documentos originales presenten condiciones físicas que dificulten o impidan su reproducción sin riesgo de deterioro.

Apoyar en la conservación de los documentos notariales durante su manejo y reproducción, observando las medidas establecidas para la protección de los acervos.

Mantener el orden y control de la documentación que se encuentre temporalmente bajo responsabilidad del área de reprografía.

Coadyuvar en la atención de las solicitudes internas de reproducción documental formuladas por las diferentes áreas del Archivo General de Notarías.

Informar sobre cualquier irregularidad, deterioro, pérdida, extravío o alteración detectada en los libros, protocolos o documentos notariales recibidos para su reproducción.

Informar y acordar con la Subdirección de Archivo General de Notarías los asuntos inherentes a las actividades de reprografía, resguardo y conservación documental.