DGJEL ENLACE DE RESGUARDO Y CONSERVACIÓN (A) (PROTOCOLOS)

Apoyar en el resguardo, conservación, organización y control de los libros de protocolos notariales que se encuentran bajo la guarda y custodia del Archivo General de Notarías.

Realizar la recepción, clasificación, ordenación y ubicación de los libros de protocolos notariales dentro de los acervos correspondientes, para garantizar su adecuada conservación y localización.

Localizar los libros de protocolos notariales requeridos por las áreas del Archivo General de Notarías para la atención de los trámites y servicios solicitados por particulares, Notarios Públicos y autoridades competentes.

Llevar el control de la entrada y salida de los libros de protocolos notariales que sean requeridos por las distintas áreas administrativas, procurando su correcta devolución al lugar asignado dentro del acervo.

Apoyar en la elaboración y actualización de los inventarios de los libros y demás documentación notarial que se encuentre bajo resguardo del Archivo General de Notarías.

Verificar las condiciones físicas de los libros de protocolos notariales e informar a la persona superior jerárquica sobre aquellos que presenten deterioro, daño o alguna condición que pueda afectar su conservación.

Aplicar las medidas de conservación preventiva necesarias para proteger los libros de protocolos notariales y demás documentación que integre los acervos bajo su responsabilidad.

Apoyar en la organización física y topográfica de los acervos notariales, con la finalidad de facilitar su identificación, ubicación, consulta y resguardo.

Atender las solicitudes internas de préstamo y consulta de los libros de protocolos notariales, llevando los controles correspondientes para garantizar su seguridad e integridad.

Coadyuvar en las acciones necesarias para preservar la integridad de los libros y documentación notarial durante su manejo, traslado, consulta y devolución al acervo.

Reportar cualquier irregularidad relacionada con la pérdida, extravío, deterioro, alteración o incorrecta ubicación de los libros de protocolos notariales bajo resguardo.

Apoyar en las actividades de recepción y acomodo de los protocolos que sean remitidos al Archivo General de Notarías para su guarda y custodia.

Mantener actualizado el control de ubicación de los libros de protocolos notariales para facilitar su localización y disponibilidad cuando sean requeridos.

Informar y acordar con la Subdirección de Archivo General de Notarías los asuntos relacionados con el resguardo y conservación de los protocolos notariales.